Nach der Kontaktaufnahme mit den Wohnraumbeauftragten wird die Wohnung durch Mitarbeitende der Stadtverwaltung aus den Bereichen Wohnraum und Hilfen für Geflüchtete besichtigt. In einigen Fällen können weitere Fachleute der Verwaltung hinzugezogen werden, zum Beispiel zu Fragen des Brandschutzes oder der Renovierung.

Wenn der Wohnraum geeignet ist, schließt die GWG anschließend mit den Vermietenden den Mietvertrag ab. Die Geflüchteten werden durch Mitarbeitende der städtischen Fachabteilung Hilfen für Geflüchtete in die Wohnungen eingewiesen.